Privacyverklaring | Kuipers & Pikart Uitvaartzorg

Wie zijn wij

Kuipers en Pikart Uitvaartzorg B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Adres	Steekkant 36, 2993 DB Barendrecht
Telefoon	0180 745 745 (ook voor overlijden melden, 24/7)
E-mail	info@kuipers-pikart.nl
KvK-nummer	58559019
Contactpersoon privacy	Bram Kuipers, directeur

Heeft u een vraag over uw gegevens? Mail ons op info@kuipers-pikart.nl of bel 0180 745 745.

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor wat u ons vraagt.

Situatie	Welke gegevens
U meldt een overlijden of wij verzorgen een uitvaart	Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de opdrachtgever en contactpersonen; gegevens van de overledene die nodig zijn voor de aangifte en de uitvaart (zoals naam, geboortedatum, BSN, datum en plaats van overlijden); wensen voor de uitvaart; adressenlijst voor rouwkaarten; gegevens over een uitvaartverzekering; betaalgegevens voor de factuur
U vult het Wensenboekje online in	E-mailadres en de gegevens en wensen die u zelf invult, zoals uw naam, adres, geboortedatum en uw wensen voor opbaring, uitvaart, muziek en bloemen
U neemt contact op via het formulier, mail of telefoon	Naam, telefoonnummer, e-mailadres en de inhoud van uw bericht
U maakt gebruik van de Nabestaandendesk	De gegevens die nodig zijn om u aan te melden, zoals naam en e-mailadres, en de gegevens van de overledene voor het dossier
U bezoekt onze website	Technische gegevens zoals IP-adres, browser en bezochte pagina's (zie Cookies en website)

Gegevens van een overledene vallen niet onder de AVG. Wij gaan er toch net zo zorgvuldig mee om als met de gegevens van nabestaanden.

Waarom wij uw gegevens gebruiken

Doel	Grondslag (AVG)
De uitvaart regelen en uitvoeren, en de aangifte van overlijden doen	Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (Wet op de lijkbezorging)
Facturen opstellen en onze administratie bijhouden	Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht)
Uw Wensenboekje bewaren, zodat u het later kunt aanvullen en wij het kunnen gebruiken als het zover is	Toestemming, die u geeft door het boekje op te slaan
U aanmelden bij de Nabestaandendesk	Toestemming
Uw vraag via formulier, mail of telefoon beantwoorden	Gerechtvaardigd belang: u een antwoord kunnen geven
Nazorg bieden, zoals een boekje of contact na de uitvaart	Gerechtvaardigd belang, of toestemming
Onze website goed laten werken en verbeteren	Gerechtvaardigd belang; voor niet-noodzakelijke cookies: toestemming

Toestemming kunt u altijd intrekken. Dat geldt alleen voor de toekomst; wat wij eerder met uw toestemming deden, blijft rechtmatig.

Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame van anderen.

Bijzondere gegevens

Bij een uitvaart of in het Wensenboekje kunt u ons gegevens geven over uw geloof of levensovertuiging, bijvoorbeeld voor een kerkdienst of ritueel. Soms vertelt u iets over gezondheid, zoals dementie bij een naaste. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens.

Wij gebruiken die alleen als u ze zelf aan ons geeft en alleen om de uitvaart en de begeleiding af te stemmen op uw wensen. Wij vragen er niet naar als het niet nodig is, en delen ze alleen met partijen die ze voor de uitvaart nodig hebben, zoals een voorganger.

Voor het BSN geldt dat wij het alleen gebruiken waar de wet dat vraagt, zoals bij de aangifte van overlijden.

Met wie wij gegevens delen

Voor een uitvaart werken wij samen met anderen. Wij delen alleen wat zij nodig hebben.

Partijen bij de uitvaart, zoals de gemeente (aangifte van overlijden), begraafplaats of crematorium, afscheidslocatie (ook als die de uitvaart live uitzendt), bloemist, drukker van rouwkaarten, krant (rouwadvertentie), dragers, rouwvervoer, voorganger of spreker, en uw uitvaartverzekeraar.

Dienstverleners die gegevens voor ons verwerken. Met hen maken wij afspraken over beveiliging en geheimhouding (een verwerkersovereenkomst).

Dienstverlener	Waarvoor
Funeral View	Software waarin wij uw uitvaartdossier vastleggen en de uitvaart plannen en factureren
Microsoft (Azure en Microsoft 365)	Hosting van onze website, het online Wensenboekje, ons contactformulier en onze e-mail. Gegevens van het Wensenboekje en onze e-mail worden opgeslagen in een datacentrum in de EU.
T.A.S. Venray B.V. (telefoondienst)	Aannemen en doorverbinden van telefoontjes buiten kantoortijd
Nabestaandendesk	Online omgeving voor het afwikkelen van de nalatenschap, als wij u daarvoor aanmelden
Exact Online	Facturatie en financiële administratie

Wij geven gegevens alleen aan anderen als dat wettelijk verplicht is of als u daar toestemming voor geeft. Wij geven geen gegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daar passende waarborgen voor zijn.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig.

Gegevens	Bewaartermijn
Uitvaartdossier en facturen	7 jaar na het jaar van de uitvaart (fiscale bewaarplicht)
Wensenboekje	Zolang u dat wilt. In principe bewaren wij het tot na uw overlijden, zodat wij uw wensen kunnen uitvoeren. U kunt het altijd laten verwijderen.
Vragen via formulier, mail of telefoon	Wij verwijderen uw vraag nadat wij die hebben beantwoord, tenzij er een uitvaart uit voortkomt
Website	Zie Cookies en website

Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik:

Onze website en het Wensenboekje gebruiken een beveiligde verbinding (https).
Alleen medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, kunnen erbij.
Uw Wensenboekje is alleen te openen via de persoonlijke link die u per e-mail krijgt. Deel die link alleen met mensen die u vertrouwt.
Onze medewerkers gaan vertrouwelijk om met alles wat u ons vertelt.

Merkt u dat er iets niet klopt met uw gegevens, of denkt u dat iemand anders toegang heeft tot uw Wensenboekje? Neem dan direct contact met ons op.

Cookies en website

Onze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen statistieken of advertenties die u volgen. Wel slaat onze hostingpartij, zoals elke website, technische gegevens op, zoals uw IP-adres, om de site veilig en goed te laten werken.

Kaart. Op de contactpagina kunt u een kaart van Google Maps tonen. Die wordt pas geladen als u daarop klikt. Google kan daarbij cookies plaatsen; daarvoor geldt het privacybeleid van Google.
Google-reviews. De reviews op onze site haalt onze eigen server bij Google op. Uw browser maakt daarvoor geen verbinding met Google en er worden geen cookies geplaatst. Klikt u op de naam van een reviewer of op een link naar Google, dan gaat u naar de website van Google.
Lettertypes. De lettertypes van onze site worden geladen via Google Fonts. Daarbij ziet Google uw IP-adres.
Links naar andere sites, zoals Google-reviews en het Wensenboekje, openen een andere website met een eigen privacybeleid.

Uw rechten

U heeft het recht om:

uw gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren;
het gebruik van uw gegevens te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
uw gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen;
uw toestemming in te trekken.

Uw Wensenboekje kunt u zelf aanpassen via uw persoonlijke link. Voor verwijderen of een ander verzoek mailt u naar info@kuipers-pikart.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen wie u bent.

Een klacht? Laat het ons eerst weten, dan zoeken wij samen een oplossing. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.